Apie planavimo klaidas vasaros laikotarpiu

2024-08-15

Irja Rae, "Figure Baltic Advisory" vadovaujanti partnerė

Planavimo klaidos – tai kognityvinis šališkumas, dėl kurio žmonės nepakankamai įvertina užduotims ir projektams atlikti reikalingą laiką, pinigus ir išteklius. Ši klaida plačiai tyrinėta projektų valdymo srityje, tačiau dažnai pasitaiko ir kitose veiklos srityse.

Planavimo klaidos atsiranda dėl kelių kognityvinių šališkumų ir psichologinių veiksnių. Pagrindinės priežastys yra šios:

• Optimistinis šališkumas. Žmonės linkę pervertinti teigiamų rezultatų tikimybę ir nepakankamai įvertinti neigiamų įvykių galimybę. Jie tiki, kad jų projektai seksis geriau nei iš tikrųjų gali būti.
• Per didelis pasitikėjimas savimi. Žmonės linkę pervertinti savo žinias ir gebėjimus, todėl kartais prognozės neatitinka realybės. 
• Strateginiai klaidingi žingsniai. Kartais žmonės sąmoningai pateikia pernelyg optimistines prognozes, kad projektas būtų patvirtintas arba finansuojamas.
• Žinomų problemų ignoravimas. Žmonės nekreipia dėmesio į ankstesnę patirtį ir problemas, manydami, kad šį kartą viskas bus geriau.
• Patirties trūkumas. Mažiau patyrę žmonės nepakankamai įvertina užduočių sudėtingumą ir reikalingus išteklius.

Su planavimo klaidomis susiduriame jau nuo mokyklos laikų, vėliau jau darbo vietoje bei asmeniniame gyvenime. Panagrinėkime studentavimo laikų pavyzdį. Studentams neretai nutinka taip, kad jie nepakankamai įvertina laiką, reikalingą įvairioms namų darbų užduotims atlikti, o vėliau dėl to kaltina save, nes joms reikėjo skirti daugiau laiko, nei iš pradžių buvo planuota. Taip nutinka ir darbe, iri gyvenime. Nepakankamai įvertiname laiką, kurio reikia namų ruošos darbams atlikti arba nuvykti į susitikimą, o tai sukelia stresą tiek jums, tiek jūsų laukiantiems žmonėms.

Neseniai lankiausi Australijoje, Sidnėjaus operoje. Tai klasikinis planavimo klaidos pavyzdys. Operos teatras pradėtas statyti 1957 m., o planuota statybos pabaigos data – 1963 m., tačiau iš tikrųjų pastatas buvo baigtas tik 1973 m. Be to, statybos išlaidos daug kartų viršijo pradinį biudžetą. Dėl planavimo klaidos projektas užtruko daug ilgiau ir kainavo brangiau, nei buvo numatyta iš pradžių. Panašų pavyzdį galime rasti ir arčiau mūsų namų – kada buvo numatyta, kad iš Talino į Rygą važiuos greitasis traukinys?

Mūsų klientams ši problema taip pat nėra svetima. Daugelis klientų neįvertina laiko, kurio reikia duomenų formoms laiku pateikti. Iš pradžių žmonės mano, kad spės pateikti duomenis laiku, tačiau vėliau paaiškėja, kad procesas yra sudėtingesnis, nei tikėtasi, ir užtrunka ilgiau. Tai tipiškas planavimo klaidos pavyzdys, kai nepakankamai įvertinamas užduočių sudėtingumas ir reikalingas laikas.

Kaip galima pastebėti planavimo klaidas ir užkirsti joms kelią?

Norint pasiekti geresnių rezultatų, labai svarbu atpažinti planavimo klaidas ir užkirsti joms kelią. Pateikiame keletą patarimų, kaip tai padaryti.

• Būkite realistai. Naudokitės ankstesne patirtimi ir panašių projektų duomenimis, kad prognozės būtų kuo tikslesnės.
• Suskirstykite užduotis į mažesnes dalis. Didelės užduotys gali atrodyti neįveikiamos ir nenuspėjamos. Išskaidžius jas į mažesnes dalis, lengviau įvertinsite, kiek laiko užtruks kiekviena dalis ir galėsite stebėti pažangą.
• Naudokitės įrankiais. Naudokite laiko planavimo įrankius, kurie padės susisteminti užduotis ir sudaryti jų tvarkaraštį.
• Naudokitės kitais planavimo įrankiais, kurie padeda susisteminti užduotis ir jas organizuoti. Reguliariai stebėkite savo pažangą ir prireikus koreguokite tvarkaraštį. Naudokitės pažangos ataskaitomis ir reguliariai peržiūrėkite veiklos rezultatus.
• Įvertinimas ir apdovanojimas. Įvertinkite ir apdovanokite save arba savo komandą, kai užduotys atliekamos laiku ir tiksliai. Tai padidins motyvaciją teikti pirmenybę tiksliam laiko planavimui.
• Mokymai. Nuolatinis mokymasis ir tobulėjimas padės pagerinti laiko planavimo įgūdžius.
• Sekite savo emocijas. Atpažinkite savo emocijas ir išmokite jas valdyti, kad išvengtumėte prognozių, neatitinkančių realybės.

Paprastai naują sezoną pradedame planuoti rudenį. Jei iki to laiko norite daugiau sužinoti apie planavimo klaidas, rekomenduoju šias knygas:

• Daniel Kahneman „Mąstymas, greitas ir lėtas“ (angl. „Thinking, Fast and Slow“). Tai puiki knyga apie kognityvinius šališkumus ir sprendimų priėmimo procesus, įskaitant planavimo klaidas.
• Nassim Nicholas Taleb „Juodoji gulbė: labai netikėtų įvykių poveikis“ (angl. „The Black Swan: The Impact of the Highly Improbable“). Čia nagrinėjamas netikėtų įvykių poveikis ir aiškinama, kodėl dažnai nesugebame jų numatyti.
• Dano Ariely „Prognozuojamai neracionalu: Paslėptos jėgos, lemiančios mūsų sprendimus“ (angl. „Predictably Irrational: The Hidden Forces That Shape Our Decisions“). Ši knyga nagrinėja, kaip neracionalios jėgos veikia mūsų kasdienius sprendimus.
• Sendhil Mullainathan ir Eldar Shafir knyga „Stoka: kodėl per mažai reiškia tiek daug“ (angl. „Scarcity: Why Having Too Little Means So Much“). Autoriai analizuoja, kaip trūkumas veikia mūsų mąstymą ir sprendimus.
• Richard H. Nudg, Thaler and Cass R. Sunstein knyga „Geresnių sprendimų dėl sveikatos, gerovės ir laimės priėmimas“ (angl. „Nudge: Improving Decisions About Health, Wealth, and Happiness“). Ji paaiškina, kaip nedideli pokyčiai gali teigiamai paveikti žmonių elgesį.
• James Clear knyga „Atominiai įpročiai: paprastas ir patikrintas būdas susikurti gerus įpročius ir atsisakyti blogų“ (angl. „Atomic Habits: An Easy & Proven Way to Build Good Habits & Break Bad Ones“). Nors šioje knygoje daugiau dėmesio skiriama įpročių formavimui, joje taip pat pateikiama vertingų patarimų, kaip geriau planuoti ir įgyvendinti savo tikslus, išvengiant planavimo klaidų.