Kas nutiks biurams?
2024-06-18
Irja Rae, "Figure Baltic Advisory" vadovaujanti partnerė
Baltijos šalyse namų biurai buvo gana paplitę dar iki pandemijos, tačiau, kaip ir visame pasaulyje, pandemija smarkiai pakeitė mūsų darbo aplinkos dinamiką, reikalaudama iš darbdavių ir darbuotojų prisitaikyti. Šios tendencijos paveikė net naujai statomus būstus – neretai prie naujų butų įrengiama mažytė biuro patalpa, kad būtų patogiau dirbti iš namų.
Visgi, vis dažniau galime išgirsti darbdavius kviečiant žmones grįžti į tikruosius biurus, tačiau darbuotojai apie tai nieko nenori girdėti. Bandant susitarti, paprastai tai baigiasi hibridiniu darbo modeliu: kai kurios dienos praleidžiamos biure, kitos – namuose. Labiausiai paplitęs modelis – 3 dienos biure, 2 – namuose. Mūsų apklausa rodo, kad biure praleidžiamas laikas svyruoja nuo 50 iki 80 proc. – nuo 2,5 iki 4 darbo dienų praleidžiama biure.
Tuščias biuras – nereikalingos išlaidos?
Kadangi biuruose žmonių mažiau, kyla klausimas, kas atsitiks su biurais ilguoju laikotarpiu. Į nuotolinį darbą galima žvelgti iš įvairių pusių: finansų ir administravimo, vertės siūlymo ir darbuotojų patirties, vadybos ir organizacijos tobulinimo ar kt. Pažvelkime iš finansinės ir administracinės perspektyvos.
Čia daugiausia dėmesio skiriama darbo išlaidoms, kurios neapsiriboja atlyginimu. Paprastai skaičiavimas grindžiamas prielaida, kad vienas žmogus yra lygu vienai darbo vietai, nebent tai būtų pamaininis darbas. Be atlyginimo ir mokesčių, reikia atsižvelgti į techninę įrangą, programinės įrangos licencijas, IT infrastruktūrą, palaikymo ir priežiūros paslaugas. Šios išlaidos nepriklauso nuo darbuotojo buvimo vietos, tačiau nuotolinis darbas gali pareikalauti papildomų investicijų į technologinių sprendimų saugumą. Taip pat darbuotojui reikalinga patalpa darbui, rašomasis stalas ir kėdė, tinkamos fizinės darbo sąlygos (temperatūra, šviesa, vėdinimas), visa tai taip pat reikia prižiūrėti. Jei pusė darbuotojų dirba iš namų, lengva prieiti išvados, kad mums reikia pusės biuro ploto, nes nėra prasmės mokėti daugiau. Todėl vienam žmogui išleidžiame žymiai mažiau.
Tačiau tai nėra visa tiesa. Vertinant nuotolinio ir biuro darbo dalį išlaidų požiūriu, į bendrąsias darbo vietos išlaidas neturėtų būti įtrauktos savaime suprantamos išlaidos, kaip, pavyzdžiui, programinės įrangos, techninės įrangos ir IT administravimo kaštai. Dažnai darbdaviai turi išlaikyti dvigubą infrastruktūrą, kad darbuotojai galėtų dirbti iš namų ir iš biuro. Pavyzdžiui, informacinių ir ryšių technologijų sektorius subsidijuoja nuotolinį darbą vidutiniškai skirdami 36 eurus vienam darbuotojui per mėnesį.
Taigi, ką daryti, kai biuras yra, bet nėra arba nepakanka žmonių? Nauji biurai jau planuojami mažesniam žmonių skaičiui, nei iš tikrųjų dirba. Paprastai biure gali tilpti 50-75 proc. darbuotojų. Štai čia atsiranda poreikis kurti darbuotojo vertės pasiūlymus ir gerinti valdymą.
Kodėl mums vis dar reikia biurų?
Svarbu suprasti, kodėl mums vis dar reikia biurų ir kaip sinchronizuotas darbo laikas ir vieta gali paveikti darbo efektyvumą. Londono verslo mokyklos profesorė Lynda Gratton savo knygoje „Darbo pertvarkymas“ (angl. „Redesigning Work“) aprašo biurų poreikį, remdamasi darbo laiko ir vietos derinimu.
Pirma, biuras turi privalumų, kurių nuotolinis darbas negali pakeisti. Biurai yra naudingi bendradarbiavimui ir inovacijoms, juose galima tiesiogiai bendrauti ir keistis idėjomis. Tiesioginis kontaktas yra kūrybiškumo ir naujų sprendimų pagrindas. Be to, bendra darbo patalpa padeda stiprinti komandinę dvasią ir organizacijos kultūrą, o tai yra darbuotojų motyvacijos ir pasitenkinimo pagrindas.
Antra, biure galima gauti tiesioginę paramą ir patarimus, o tai ypač naudinga naujiems darbuotojams ir tiems, kuriems reikia daugiau paramos. Be to, prieiga prie specializuotų priemonių ir išteklių gali būti lengviau organizuojama biure nei namuose. Visi šie aspektai padeda dirbti efektyviau ir kokybiškiau.
Gratton knygoje apibrėžiami keturi darbo organizavimo būdai: veikla toje pačioje vietoje tuo pačiu metu, veikla tuo pačiu metu skirtingose vietose, veikla skirtingu laiku toje pačioje vietoje ir veikla skirtingose vietose skirtingu laiku.
Darbas tuo pačiu metu toje pačioje vietoje, kaip ir tradiciniai susirinkimai ir darbas prie bendrų projektų, leidžia greitai palaikyti tiesioginį ryšį, kuris yra aktualus ir reikalingas sprendžiant sudėtingas užduotis ir greitai priimant sprendimus. Tai pozityviai veikia komandinį darbą ir stiprina organizacinę kultūrą.
Darbas skirtingose vietose tuo pačiu metu suteikia lankstumo vietos atžvilgiu. Pavyzdžiui, virtualūs susitikimai ir vienalaikis darbas internetu. Tai suteikia galimybių dirbti pageidaujamoje aplinkoje, tačiau kelia tokių iššūkių, kaip laiko skirtumai ir techniniai gedimai.
Darbas skirtingose vietose skirtingu laiku suteikia lankstumo ir leidžia naudotis įvairiais ištekliais, pavyzdžiui, bendravimu elektroniniu paštu ir projektų valdymo programine įranga. Tačiau lėtas grįžtamasis ryšys ir sprendimų priėmimas gali sulėtinti darbą.
Darbas skirtingu laiku toje pačioje vietoje, pavyzdžiui, bendrose darbo erdvėse, kuriose darbuotojai naudojasi ištekliais skirtingu laiku, leidžia efektyviai naudoti išteklius. Tačiau tai gali sumažinti komandinę dvasią, nes darbuotojai susitinka rečiau.
Lankstus požiūris, kai derinami skirtingi darbo būdai, gali padėti padidinti darbuotojų pasitenkinimą ir produktyvumą. Norėdami pasiekti geriausių rezultatų, darbdaviai turi rasti pusiausvyrą, atsižvelgdami į darbuotojų poreikius ir darbo pobūdį.
Sprendimas – lanksčios biuro patalpos
Sprendimų ieško daugelis darbdavių. Biurai turi būti organizuojami kitaip, darbo vietos turi būti bendros, o bendroms veikloms turi būti sukurta papildoma erdvė. Kalbant apie darbuotojų patirtį, apibrėžta fizinė aplinka yra ta vieta, kurioje žmonės turėtų norėti būti, kurioje gimsta gerų idėjų ir stiprėja priklausymo komandai ir organizacijai jausmas.
Neseniai vienas vadovas dalijosi patirtimi apie norą biure sukurti jaukią aplinką, kad žmonės jaustųsi patogiai dirbdami. Ne kiekvienas gali tai padaryti, tačiau kiekvienas darbdavys gali pagalvoti, kaip tai pagerinti.
Apskaičiuota, kad biurui tenka apie 30 proc. darbo vietos išlaidų, todėl kiekviena organizacija turi nuspręsti, kaip geriausiai panaudoti lėšas. Ilgainiui taupymas gali būti ne pats protingiausias dalykas, nes tai susiję su alternatyviomis sąnaudomis ir efektyvumo nuostoliais. Tačiau dėl to kylantis susilpnėjęs komandos jausmas gali lemti mažesnį lojalumą ir didesnę darbuotojų kaitą.